En plus de revoir mon workflow chaque fin d’année civile, je profite des quelques jours d’accalmie professionnelle pour préparer mes ordinateurs (iMac, MacBook) pour l’année suivante. Depuis que je me suis fixé cette routine, il y a un peu plus de 10 ans maintenant – le temps passe vraiment très vite, j’ai noté que cela me permettait d’être efficace dans mon travail, et plus particulièrement ce qui concerne la gestion des archives informatiques.

Dans l’administration tout comme dans les entreprises, les documents dits « clôturés », finissent par être transférés dans les salles d’archives, le but étant d’optimiser les espaces disponibles (armoires, étagères, bureaux..) mais également d’éviter les pertes voire d’éviter les erreurs de manipulation. C’est à partir de ce constat que j’ai décidé de faire la même chose pour les fichiers qui peuplaient mes disques durs.

Emprunt à la méthode 5S

Pour ce faire, j’ai emprunté pour cette étape, une infime partie d’une méthode organisationnelle que je connais très bien, et qui se nomme « Méthode 5S+S». Le terme « 5S » désigne une démarche d’amélioration continue dont le sigle rappelle les 5 verbes d’action japonais + le « S de la Sécurité ».

Méthode 5S+S

La méthode 5S+S est née dans les ateliers industriels, mais son principal intérêt réside dans le fait que ses principes sont universels et valables pour différents secteurs d’activités. Ainsi, il est relativement aisé de l’appliquer chez soi, un bureau ou sur son ordinateur.

Les principaux bénéfices à court et moyen terme de cette méthode sont pour moi :
– La qualité : Obtention d’une bonne qualité d’exécution des tâches (minimise le risque d’erreur)
– L’établissement de règles : Apporte de la rigueur et des bonnes pratiques
– Dégager de la place et de la capacité : Supprimer l’inutile.

Les principaux bénéfices à long terme (base de performance) de cette méthode sont pour moi :
– Etendre ces principes et outils progressivement à d’autres matériels (ex: NAS, HDD Externes, clés USB)
– Mettre en place d’autres méthodes complémentaires, comme la méthode AZ (voir prochain billet)

Si je devais résumer la méthode 5S+S en quelques mots, je dirais « Chaque chose à sa place et chaque place pour une chose ».

Comment j’utilise cette méthode sur mes ordinateurs

Comme vous l’avez vu dans le tableau ci-dessus, la méthode 5S+S demande d’abord de supprimer l’inutile, puis de situer les choses (réorganiser les choses), puis de faire un nettoyage. Personnellement, je n’aime pas cet ordre d’application et je vous explique pourquoi.

Imaginez que vous devez appliquer cette méthode à une bibliothèque, la première chose que vous ferez sera sans doute de placer dans un carton les livres dont vous souhaitez vous séparer, puis de retirer tous les livres restants, puis procéder au nettoyage complet des tablettes de la bibliothèque et au nettoyage des livres (gros dépoussiérage), et enfin de les reposer/classer suivant une logique qui vous est propre (Par thème, par auteur, par ordre alphabétique, etc.).

C’est cette même logique que j’applique à mes fichiers, c’est à dire en inversant le S2 et le S3 de la méthode comme dans le tableau ci-dessous.

Méthode 5S+S – Etape S3 avant S2

Méthode de tri en 3 phases

Extrait de la MindMap de l’organisation pour 2018 (Vue complète dans le prochain billet)

Phase 1

Pour en revenir à mes ordinateurs, je commence donc par supprimer les fichiers inutiles. Vous allez certainement me demander comment je peux juger un fichier utile ou inutile. C’est simple, si j’ai pleinement conscience que ce fichier est totalement inutile, je le supprime. Si toutefois j’hésite plus de 5 secondes à le supprimer, j’enclenche la méthode de tri ABC en associant à ce fichier le tag « ABC ». Une fois ce tag associé, une règle HAZEL 4, va déplacer automatiquement ce même fichier vers un répertoire spécifique à cet effet qui se nomme « Attente de décision ». Si un fichier comporte déjà des tags, ce n’est pas bien grave, car HAZEL 4 va surveiller uniquement la présence du tag ABC parmi tous les tags associés au fichier.

Règle HAZEL – Déplacement de fichier comportant le tag ABC

Au bout d’une semaine, je fais un point sur ce répertoire « Attente de décision ». Si je m’aperçois qu’un fichier s’avère tout compte fait inutile, je le supprime. Si un fichier est utilisé quotidiennement (Tri A), alors je le juge utile, je retire le tag ABC et le conserve sur mon HDD dans un répertoire approprié. Si un fichier est quant à lui utilisé hebdomadairement (Tri B), je le laisse éventuellement sur le HDD ou le déplace sur le NAS, et je retire le tag. Si c’est une utilisation mensuelle, semestrielle ou épisodique (Tri C) du fichier, je retire le tag, je le déplace vers mon NAS ou sur le Cloud (dropbox ou iCloud Drive) à condition qu’il soit considéré par mes soins comme un fichier important et/ou utile en mobilité.

Réflexion sur la conservation des fichiers.

Afin de ne rien perdre, je vérifie systématiquement la réplication des fichiers (Le S de la sécurité de la méthode 5S+S) qui ont été déplacés sur mon NAS (Raid), tout comme je le fais pour mes backups.

Phase 2

Etant donné que deux contrôles valent mieux qu’un, et qu’il ne soit pas impossible que j’ai pu louper quelques fichiers lors de la précédente phase, je refais la Phase 1, étape par étape. Considérez cela comme une deuxième passe.

Phase 3

Si j’estime que j’ai fait le maximum pour l’optimisation de l’espace disponible, et que j’en suis satisfait, je lance divers logiciels comme Onyx, Clean My Mac 3, ou encore la fonctionnalité d’optimisation de stockage de macOS (Menu Pomme > A propos de ce Mac > Onglet Stockage > Gérer)

Optimisation du stockage proposé par macOS

C’est seulement à partir de ce moment précis que je peux attaquer la nouvelle organisation de mes fichiers sur le disque dur. Je vous en reparlerai dès cette semaine puisque cela fera l’objet d’un nouvel article.

Conclusions

Il n’est jamais évident de faire le ménage sur son disque dur, cela nécessite de la rigueur et parfois même du courage car il faut savoir supprimer des choses. Or, souvent par peur ou pour des raisons qui vous sont propres, les longues hésitations finissent par générer une stagnation, aucune décision n’est prise et l’on se retrouve avec des tonnes de fichiers inutiles qui nous obligent à acheter de nouveaux disques durs alors qu’un simple nettoyage aurait suffit.

De 986Mo à 1,9To disponibles.

Je vous invite vraiment à vous questionner sur ce sujet et surtout à procéder à un bon nettoyage qui sera si salutaire, que vous aurez l’impression de découvrir un ordinateur, tout beau, tout neuf pour bien débuter la nouvelle année

NB: Vous pouvez procéder de la même manière pour vos emails (suppression de l’inutile, stockage temporaire dans une boite locale pour prise de décision ultérieure, archivage).