Cela fait un moment que j’avais pour idée de partager avec vous mon worklow (processus/flux de travail). Après quelques discussions sur twitter, je me suis dit que c’était le moment de commencer cette série de billets sur le blog.

Pour information, mon workflow est basé sur la méthode GTD et des applications macOS et iOS, toutefois, je ne pense pas qu’il sera difficile pour vous de trouver des alternatives sur Windows (PC).

Bâtir intelligemment

Bâtir un workflow efficace et durable dans une certaine mesure, n’est pas chose aisée. La difficulté n’est pas de s’y mettre, mais d’optimiser sans cesse son workflow sans multiplier les outils. Vu le nombre d’applications de productivité disponibles aujourd’hui, et souvent à des prix inférieurs à 30 €, la tentation est grande et elle constituera sans doute une forme de distraction, qui aura pour effet de donner lieu à l’effondrement total de votre processus de travail.

Attention, il n’est pas interdit de tester une multitude d’applications afin de choisir celle qui conviendra le mieux, le danger se situera surtout au niveau de l’intégration d’un trop grand nombre d’entre elles au sein de votre workflow.

Inversement, utiliser une seule application n’est pas une bonne idée. Ce genre d’outil à tout faire, fera plein de choses, mais moins bien que des applications spécialisées. De plus, que se passera t-il si votre unique application est abandonnée par son développeur ou que la mise à jour tarde à arriver sur votre nouvelle version d’OS ?

La réponse est simple, votre workflow s’effondrera comme un château de cartes. Autre point à considérer, il est plus aisé de trouver des alternatives aux applications spécialisées que pour une seule application à tout faire.

Limitez-vous à un nombre d’applications qui vous permettra de remplir vos missions, en appliquant la règle suivante : “Toute application qui entre dans le processus, doit prendre la place d’une autre”. Ainsi, vous ne passerez jamais de 5 à 10 applications.

Efficacité et productivité sont les maîtres du temps

Que vous soyez entrepreneur, employé, étudiant, chercheur, tout votre travail aura pour unité le temps. A chaque fois que l’on parle d’optimisation, on fait référence au temps gagné pour telle tâche, tel projet. Or, tout au long de mon expérience professionnelle, je me suis aperçu que cette unité était la pire qui puisse exister. Rien que l’adage « le temps c’est de l’argent » m’horripile au plus haut point, malheureusement tout notre système est basé là-dessus, mais on peut s’en défaire.

L’efficacité et la productivité ce n’est pas de faire des choses pour gagner du temps, mais de pouvoir faire plus de choses, mieux faites, dans le temps imparti. Passer de 10 à 15 tâches en 8H est bien plus intéressant que de réussir à faire 10 tâches en 7H.

Que croyez-vous qu’il se passe en général dans une telle situation (10 tâches en 7H au lieu de 8H) ?
Les personnes peu concernées n’entameront pas de nouvelles tâches, mais vaqueront à leur aise sur les réseaux sociaux, seront scotchées devant la machine à café, car elles auront le sentiment d’avoir fait leurs tâches de la journée. Et comme il reste 1h avant la fin de la journée, elles ne vont pas s’amuser à en commencer une nouvelle (Cas vécu).

Si c’est gagner de l’argent qui vous intéresse, alors vous aurez un grand intérêt à optimiser votre workflow, cela aura pour effet de vous permettre de proposer vos prestations non plus en coût horaire mais en forfait. Imaginez une minute que vous facturez vos prestations 100 €/h pour un projet de 30H de travail effectif, le coût de la prestation sera donc de 3000 € (jusque là nous sommes d’accord). Avec un processus optimisé, vous pourrez sans doute réaliser ce projet en 25H tout en conservant le prix final à 3000 € en forfait pour cette même prestation.

Ce qui veut dire que vous gagnerez de l’argent et entamerez plus rapidement un nouveau projet et par conséquent facturer plus rapidement vos prestations. C’est ce que l’on appelle le « Throughput » dans le jargon du management et notamment dans la théorie des contraintes (ToC) élaborée par Eliyahu Goldratt.

Si vous voulez en savoir plus sur la théorie des contraintes, je vous invite à lire son livre, « Le but » qui est un incontournable du genre et bestseller international, de plus il est très facile à lire car construit sous la forme d’un roman.

Quelques règles au préalable

Si vous souhaitez mettre en place un workflow a forte valeur ajoutée, il est impératif de se poser quelques minutes et de réfléchir à son flux de travail actuel. Voici quelques règles que j’ai appliqué pour bâtir le mien :

1 – Etat des lieux

Commencez par noter votre méthode de travail actuelle, bref le déroulement d’une journée type sans omettre de lister les outils utilisés à chaque étape. Notez également le nombre de tâches total et le temps pour effectuer chacune d’entre elles (je vous explique pourquoi au point suivant). Ensuite, posez-vous les questions suivantes et notez les réponses (idéalement faites un tableau, plus simple à lire qu’une longue littérature).

• Quels outils et méthodes ai-je utilisé ? (ordinateur, tablette, logiciels, etc.)
• Quels sont les forces et les faiblesses de ces outils ?
• Quels sont les opportunités d’amélioration de ces outils ?(changer d’OS, d’ordinateur, de logiciel, acheter une nouvelle version, les utiliser autrement, etc.)
• Quels sont les menaces de ces outils ? (ordinateur / tablette vieillissant, logiciel plus disponible ou non mis à jour, pertes de données, format propriétaire non reconnu par les autres applications, etc.)

La réponse à ces questions vous permettront de faire une analyse SWOT – Strengths (Forces), Weaknesses (Faiblesses), Opportunities (Opportunités), Threats (Menaces). Je vous invite à lire cette page wikipédia pour en savoir davantage sur cette méthode. Vous n’aurez aucune difficulté à trouver des ressources complémentaires sur internet.

A la suite de cela, vous aurez une vision plus claire de votre processus actuel et les changements nécessaires (ou pas) à apporter. N’oubliez pas de considérer le coût de l’amélioration, une application gratuite pourrait parfaitement faire l’affaire.

Important : Notez également toutes vos tâches répétitives, il n’est pas impossible que vous puissiez automatiser certaines d’entre elles (classement / déplacement de fichiers automatique avec Hazel par exemple).

2 – Les objectifs et les indicateurs

Au point précédent, je vous ai demandé de noter le temps de réalisation de chaque tâche, ce qui peut paraitre contradictoire avec le fait que l’unité de temps est une mauvaise unité. Je vous rassure, ce n’est pas contradictoire ici, car on ne cherche pas à gagner du temps mais de mesurer l’efficacité et la productivité grâce à un indicateur (KPI – Key Performance Indicator).

Que vous soyez efficace ou non, une tâche peut avoir la même durée de réalisation. La différence sera surtout visible dans la qualité de la tâche réalisée. En étant efficace, cette dernière sera plus structurée, mieux finie et ne nécessitera sans doute pas un nouveau contrôle ou révision.

En aparté, j’insiste sur le fait que je n’aime pas parler de « temps gagné ». Si vous passez 4H au lieu de 5 sur une tâche, vous pensez de suite au gain d’une heure de travail. Or, si vous ne faites rien de cette heure, ce n’est pas une heure gagnée, mais une heure perdue. Par contre, si l’heure dégagée vous permet d’entamer une nouvelle tâches, là vous pourrez dire que vous avez amélioré votre efficacité et productivité.

Les objectifs sont faits pour être atteints, ils doivent donc être SMART.

(S) – Spécifiques à une tâche ou un processus
(M) – Mesurables
(A) – Acceptables (surtout pour un projet collaboratif)
(R) – Réalistes (ne vous surestimez/sous-estimez pas, sinon c’est le découragement assuré)
(T) – définis ou limités sans le Temps (une date butoir, sinon bonjour la procrastination)

Pour savoir où l’on en est dans l’atteinte de nos objectifs, il faut fixer des indicateurs. Où en sommes-nous en ce moment précis ? Quel est le chemin qu’il nous reste à faire ?

Le choix d’un bon indicateur nécessite une réflexion importante, pour la simple et bonne raison qu’il ne sert strictement à rien de multiplier les indicateurs peu pertinents qui ne feront que gonflés votre processus de travail avec des données, qui, de toutes manières ne seront jamais traitées (ça revient à collectionner les prospectus promotionnels dans votre boite aux lettres, sans jamais les lire).

Un bon indicateur est facile à relever, à lire, et à comprendre. Il peut être issu d’une formule mathématique, ou être visuel (changement de couleur d’une cellule dans Excel par exemple). C’est une photo à l’instant T.

Quelques exemples d’indicateurs :
– Taux de tâches terminées = Nombre de tâches terminées / Nombre total de tâches
– Ecart de Coût de prestation = Coût de prestation réel / Coût de prestation standard

3 – Planification, mise en oeuvre, vérification, amélioration

Maintenant que vous avez analysé votre worflow initial, il est temps de passer à l’étape de planification des changements à apporter, les mettre en oeuvre, vérifier l’efficacité et améliorer sans cesse. On appelle cette méthode PDCA : Plan (Planifier) – Do (faire, mettre oeuvre) – Check (Vérifier) – Act (Agir, améliorer), voire également la roue de Deming (du nom de son inventeur).

S’il y a bien une chose que je vous déconseille de faire, c’est de changer en profondeur, d’un coup, tout votre workflow. C’est le meilleur moyen de perdre du temps, donc vecteur d’agacement et d’abandon pur et simple du changement. Il vaut mieux procéder par petites touches, en commençant par le plus urgent.

Oui mais comment ? Il suffit de relire votre analyse SWOT faite précédemment et de hiérarchiser les priorités en fonction de critères que vous aurez définis (A changer immédiatement, trop cher à mettre en place pour le moment donc faire plus tard, coût réduit je fais donc de suite..).

Vous êtes libres de définir vos critères, après tout c’est votre workflow, mais ne perdez pas de vue que le but est l’efficacité et la productivité, vous devez donc apercevoir des résultats tangibles rapidement, sinon l’abandon pointera le bout de son nez.

Si l’analyse SWOT indique que vous devez changer 3 logiciels par exemple, commencez par en changer un seul. Mettez-vous à fond dessus, améliorez/modifiez votre méthode de travail et comparez avec l’ancien logiciel (utilisez vos indicateurs). Il y a une amélioration ? Très bien. Pas d’amélioration visible ? Avez-vous bien utilisez les fonctionnalités du logiciel ? Ce logiciel n’est peut-être pas celui qu’il vous fallait ? Revoyez votre méthode avec ce logiciel, testez à nouveau. Si le problème persiste, le logiciel n’est tout simplement pas fait pour votre workflow.

Une fois maitrisé et le gain d’efficacité et de productivité observé, faites de même avec les autres logiciels.

4 – La revue du workflow

Afin d’améliorer continuellement votre processus de travail, je vous invite à revoir votre workflow une à deux fois par an, ou immédiatement si vous rencontrez un sérieux problème (abandon d’une application, changement d’OS, etc). Cela ne sert à rien de vouloir le modifier chaque mois sans raison valable ou parce qu’une nouvelle application avec un design épuré vient de sortir. C’est la valeur ajoutée réelle et l’amélioration de l’efficacité et productivité qui doit prendre le dessus sur toute chose.

Pour preuve, j’utilise le gestionnaire de tâches Omnifocus, qui est une véritable tuerie pour la méthode GTD. L’application Things 3 a pointé le bout de son nez, fort jolie au demeurant, j’ai testé la version d’essai, mais force est de constater qu’elle n’apporte rien de plus par rapport à Omnifocus, pire encore, elle propose beaucoup moins car je n’ai pas réussi à définir le type de tâches (parallèle, séquentiel, action unique) dans un projet. Je n’ai pas trouvé non plus la notion de contexte (propre à GTD) ni même la possibilité de programmer une révision de projet.

Par moment, il vaut mieux rester avec ses bons vieux outils que de céder aux chants des sirènes, si magnifiques qu’elles puissent être.

Edit : Quoiqu’il en soit, ne vous enfermez jamais dans un format de fichier propriétaire, sauf si l’application permet l’export vers des formats standards (Txt, Rtf, doc, etc.)

Conclusions

Construire un workflow efficace n’est pas la chose la plus difficile qui soit, le plus difficile c’est de maintenir un certain niveau d’efficacité et de productivité, pour cela il faut de la rigueur.

Dans les prochains billets, je vous parlerai des applications que j’utilise au quotidien, et décortiquerai mon flux de travail. Il n’est pas impossible que je fasse des billets intermédiaires sous forme de conseil, voire des tutoriels pour certaines situations ou méthodes d’analyse de problème.

Merci d’avoir lu jusqu’au bout… 😉