Dans mon précédent billet, je vous indiquais quelques règles et méthodes afin de créer ou d’optimiser votre propre flux de travail. Voici donc la suite à cette « introduction » de la série « Workflow », qui sera consacrée aux applications que j’utilise quasi quotidiennement.

Pour information, je ne rentrerai pas ici dans le détail de l’utilisation que j’en fais, cela fera l’objet de prochains billets. Et comme je suis gentil, il y en aura un pour chaque application de mon workflow, enfin, presque toute. Chacun de ces billets sera identifié de la manière suivante : “Workflow: Nom de l’application” et seront sous forme de mini-tutoriels afin de vous faciliter la compréhension d’un long billet “Méthodologie” qui est en cours d’écriture par votre humble serviteur.

Comme vous pourrez le constater ci-dessous, j’utilise beaucoup d’applications, mais certaines plus que d’autres. Après réflexion, j’ai décidé de vous parler des autres applications que j’utilise, ne serait-ce qu’une fois par semaine pour des tâches ponctuelles. Afin de différencier les incontournables de mon workflow et ces « autres » applications, j’indiquerai pour chacune d’entre elle, une fréquence d’utilisation par jour ou par semaine.

– Travail avec les fichiers –

Classement automatique de fichiers – (Hazel 4)

Pour conserver une homogénéité dans mon système de classement / Archivage de fichiers, mon choix s’est porté sur l’excellente application “Hazel 4” qui permet de faire des opérations sur des répertoires à l’aide de règles, qui peuvent être aussi simples que puissantes. 
(Ex: Modifier le titre d’un document PDF en ajoutant le nombre de pages inclues dans ce dernier).

Si vous avez déjà utilisé l’application “Automator” livrée avec macOS, et plus encore “A better Finder rename” qui permet de modifier des noms de fichiers par lot, le principe des règles de Hazel 4 surfe plus ou moins sur cette même idée.

Ainsi, vous pouvez par exemple classer tous les fichiers de votre bureau (ou situés ailleurs) dans un autre répertoire en fonction de leurs tags, voire même en fonction de leur contenu, date, type, commentaire, taille, URL source, etc. Cerise sur le gâteau, rien ne vous empêche de placer plusieurs règles à la suite avec des conditions logiques Est, N’est pas, Contient, Commence par, Est vide, etc. Sa puissance et sa simplicité d’utilisation, pour le peu qu’on ait pris le temps en amont de bien réfléchir aux règles à mettre en place, font de Hazel 4 un incontournable sur macOS (je pèse mes mots).

Fréquence d’utilisation pour Hazel 4 : Plusieurs fois par jour (processus automatique lancé au démarrage).

Atteindre les fichiers, lancer les applications – (Alfred 3 + fonctionnalités du PowerPack)

Bien entendu, pour la majeure partie des utilisateurs, Spotlight pour la recherche de fichiers et le Dock pour lancer les applications seront largement suffisants. Mais là encore, même si Spotlight s’est amélioré depuis quelques versions de macOS, je ne l’utilise presque plus, et l’ai remplacé par l’excellent et incontournable (oui là encore) Alfred 3 !

Voici typiquement le genre d’application qui devrait être intégrée à macOS tant ses possibilités sont monstrueuses, surtout avec le PowerPack (Pack de fonctionnalités à débloquer dans Alfred via achat d’une licence). Je dirais même bien plus encore depuis la version 3 qui permet de se passer de TextExpander (gestionnaire d’abréviations), qui en aparté, a choisi le modèle de l’abonnement, chose que je ne supporte pas, même si je peux comprendre cette nouvelle orientation de la part des développeurs, dans un but économique. Rien de tout cela avec Alfred, et c’est tant mieux !

Comme dit précédemment, je ne rentrerai pas ici dans le détail des applications, mais je vous reparlerai bientôt de Alfred, car il mérite le détour (je pense notamment à la possibilité de créer des processus), c’est pour cette raison qu’il fait partie de mon workflow.

Fréquence d’utilisation pour Alfred 3 : Plusieurs fois par jour (lancé au démarrage).

Copier-coller sur iOS et macOS – (Copied)

Depuis iOS 10 et macOS Sierra, on peut copier-coller un texte, une URL, une photo ou autre, d’un iPhone/iPad vers un Mac et inversement (fonctionne aussi entre iDevices). Toutefois, même si la démarche est la bienvenue, et il était plus que temps d’avoir ce genre de chose en 2017, je trouve que cette fonctionnalité ne vas pas assez loin. D’ailleurs, je n’ai pas attendu cela pour pouvoir copier-coller du texte ou autre entre mes iDevices et mes Mac.

A cet effet et depuis quelques temps déjà, j’utilise l’application Copied (macOS et iOS) qui propose outre le classique copier-coller, la possibilité de conserver jusque 1000 copier-coller (peut être utile pour des références ou citations), de créer des listes afin de les classer suivant leur type ou sujet, et bien d’autres choses encore dont je ne manquerai pas de vous en parler.

Fréquence d’utilisation pour Copied : Plusieurs fois par jour (lancé au démarrage).

Prise de notes sur iOS et macOS – (Notability)

Il existe énormément d’applications de prise de notes sur iOs et macOS, et pour ne rien vous cacher, j’en ai essayé des tas. J’aurais pu me diriger vers Microsoft OneNote, mais mon choix s’est finalement porté sur Notability, pour la simple et bonne raison qu’il permet de joindre une note vocale à une note manuscrite et qu’il ne nécessite pas un abonnement comme le fait Office 365.

J’utilise énormément Notability iOS lorsque je suis en clientèle ou sur chantier afin de gribouiller quelques esquisses de flowchart/process ou lorsque je suis en réunion, et dans le cas où ces notes sont uniquement dédiées à ma propre utilisation. Par contre, si je dois partager ces notes avec d’autres personnes, j’utilise plutôt l’application Nebo, qui a le mérite de retranscrire mon écriture en caractère d’imprimerie de manière assez bluffante.

Il sait également reconnaitre les schémas ou organigrammes faits à main levée et les redresse de manière très propre. Pour information, dès que Nebo permettra d’ajouter une note vocale à une note manuscrite, je supprimerai Notability définitivement de mon Workflow.

Fréquence d’utilisation de Notability sur iOS et macOS : Plusieurs fois par jour
Fréquence d’utilisation de Nebo sur iOS : Une à deux fois par semaine.

Gestion documentaire sur iOS et macOS – (DEVONthink To Go / DEVONthink Pro Office)

Pour la gestion documentaire paperless, je n’ai rien trouvé de mieux que DEVONthink Pro office sur macOS, il est pour ma part, le meilleur investissement que j’ai pu faire pour une application, tant les services rendus sont exceptionnels et quasi infinis. Certes il existe plusieurs versions (personnelle, Pro, Pro office), mais ma préférence va à la version Pro office car elle possède les fonctionnalités OCR, Archivage d’emails et partage web. Concernant ce dernier point, je le trouve très intéressant car il permet de consulter un dossier DEVONthink sur Safari (ou autres navigateurs de votre choix). L’opération consiste à créer d’un clic depuis DEVONthink, un sommaire en HTML avec liens cliquables qui renvoient vers les documents de ce même dossier, donc très pratique pour un partage ponctuel sans devoir passer par une synchronisation entre les machines.

D’ailleurs, concernant la synchronisation (entre Mac, iPhone, iPad), elle peut se faire via Dropbox, Box.com, CloudMe, serveur WebDav, iCloud Drive ou en local. Bref, même s’il manque OneDrive ou GoogleDrive, vous avez quand même le choix.

L’usage que je vais de DEVONthink est multiple, je stocke dans ce dernier, mes factures fournisseurs et celles que j’émets à mes clients, toutes les normes ISO et lois pour mon activité professionnelle, les documents de référence, les courriers importants (notamment ceux de l’administration), créer des notes avec liaison directe avec un document spécifique, créer des templates, etc. J’ai également introduit des flux RSS VIP au sein de DEVONthink car ce dernier est également capable de les lire.

J’entends par Flux RSS VIP, les flux de certains sites que je considère comme des références pour mon travail, c’est le cas des sites du SPF (Service Public Fédéral Belge) et de l’INRS (Institut national de recherche et de sécurité). Concernant les autres flux RSS, disons plus récréatifs et en dehors de mon workflow, j’utilise principalement Reeder (iOS et macOS).

Je ne vais pas m’attarder ici sur DEVONthink Pro Office ici, car j’ai pour idée de créer 3 articles rien que pour cette application, et croyez, il y a beaucoup à dire.

Fréquence d’utilisation de DEVONthink Pro Office sur macOS : Plusieurs fois par jour (toujours ouvert)
Fréquence d’utilisation de DEVONthink To Go sur iOS : Dès que je veux accéder à un document en mobilité.

– Outils bureautiques –

Client Mail – (Airmail)

Au tout début de mon “Switch” sur Mac, j’utilisais comme beaucoup, le client officiel d’Apple, le bien nommé Mail qui convient très bien pour un usage privé. Par contre, c’était une autre paire de manche dans un cadre professionnel en ce qui me concerne, faute de services disponibles pour faciliter le partage vers d’autres applications professionnelles (Envoi vers la boite de réception d’un gestionnaire de tâches par exemple). Je n’avais pas non plus envie d’utiliser un plugin pour Mail.

Par curiosité, je suis passé ensuite à PostBox pour le travail, tout en conservant Mail app pour un usage privé. L’application est fort intéressante et propose une chose qui m’a beaucoup plu, les “PlaceHolders“, comprenez par ce terme, la possibilité de créer des modèles de réponses de mail avec insertion automatique de données du type {{company.name}}.

Exemple :
Bonjour {{this.to.firstName}} aura pour effet de remplir automatiquement le nom de votre correspondant, dans votre réponse au mail de ce dernier. Il y a des tas de PlaceHolders à utiliser.

Bref, c’était bien pratique, mais ça n’allait pas encore aussi loin que je le désirais. Comme je vous l’indiquais dans mon précédent billet, il fallait que je respecte la règle « Toute application qui entre dans le workflow devait prendre la place d’une autre », or, j’avais deux clients (Mail et Postbox), j’ai donc décidé de basculer le tout vers une seule et unique application, Airmail, qui proposait tout ce dont j’avais besoin (services vers d’autres apps) et bien plus encore, me permettant ainsi d’espérer l’optimisation de mon workflow pour encore un sacré bout de temps !

Petite spécificité, Airmail prend en charge le langage Markdown.



Fréquence d’utilisation pour Airmail : Plusieurs fois par jour (toujours ouvert).

Document long, tableur, présentation – (Suite Office)

Si certain(e)s préféreront utiliser la suite iWork (Pages, Numbers, Keynote) pour sa gratuité et sa simplicité d’utilisation, je ne suis malheureusement pas dans ce cas de figure. Aussi chouettes qu’elles puissent être, elles n’arrivent pas encore à la cheville de la suite office de Microsoft pour l’usage qui est le mien. De part mon activité professionnelle, je dois souvent rédiger de longs rapports, faire des analyses de risques et tout un tas de calculs savants que je dois transmettre aux clients qui sont sur PC. Je n’ai donc guère le choix, surtout lorsque je dois envoyer des présentations (Powerpoint).

Pour information, je ne ferai pas de billet sur les logiciels de la suite office, car je n’ai pas grand chose à dire à ce sujet, sauf si vous y tenez.

Fréquence d’utilisation pour la suite Office : Plusieurs fois par jour.

Calendrier / Agenda sur iOS et macOS – (Fantastical 2)

Là encore, comme beaucoup d’utilisateurs, j’ai longuement utilisé l’application officielle d’Apple, iCal pour la gestion de mes calendriers. Après avoir lu quelques articles, j’avais testé à cette occasion Fantastical 2, et je dois avouer que celle-ci est très agréable au quotidien, le design est épuré, et l’interface utilisateur bien pensée. Elle propose des fonctionnalités très pratiques pour mon workflow, notamment la possibilité d’entrer un évènement en langage naturel (RDV de 9h à midi avec Martin à Paris dans 3 jours), ce qui évite ainsi d’aller sélectionner le jour en question et de paramétrer l’évènement. Autre chose intéressante, on peut ajouter un lieu (peut être ouvert dans Plans ou Google Maps), des pièces jointes, des notes, une URL et des invités à un événement.

Depuis la dernière version de Fantastical 2, la fonctionnalité « temps de trajet » est apparue, ainsi si vous avez plusieurs RDV sur la journée, vous recevrez une alerte vous indiquant qu’il est temps de partir pour arriver en temps en heure au prochain RDV, fort pratique en ce qui me concerne, car elle prend en charge les conditions de circulation. Par contre, cette fonctionnalité ne vous enverra pas de notifications si l’évènement nécessite plus de 3h de trajet. Je reviendrai plus en détail sur Fantastical 2.

Fréquence d’utilisation pour Fantastical 2 : Plusieurs fois par jour (lancée au démarrage)

Gestion des tâches, méthode GTD sur iOS et macOS – (Omnifocus 2)

Avec DEVONthink Pro office dont je vous ai parlé plus haut, qui est considéré par mes soins comme le support ultime de ma gestion documentaire Paperless, Omnifocus 2 est l’application centrale de mon workflow, c’est le coeur même de mon flux de travail, sans lui, rien n’est possible.

Omnifocus 2 n’est pas un gestionnaire de tâches comme les autres, même s’il comporte bon nombre de similitudes avec ses concurrents comme Things, son principe de fonctionnement repose sur la méthode GTD développée par David Allen. Révision de projet, répétition/récurrence/report de tâches, contexte, possibilité de créer des tâches de type parallèle/séquentiel/actions uniques, définir un état Actif/En attente/Terminé/Abandonné, et bien plus encore, font de Omnifocus 2, l’application de référence de mon workflow. Concernant la synchronisation des données entre les versions iOS et macOS, Omnifocus a fait le choix de proposer ses propres serveurs, mais il est possible de passer par un serveur compatible (WebDAV), point de dropbox ni de iCloud par contre.

Beaucoup de personnes m’ont indiqué ne pas saisir complètement la notion de « contexte » chère à la méthode GTD, et m’avaient avoué l’utiliser de la même manière qu’un Tag sur un fichier. Ce n’est pas une mauvaise idée en soit, mais la puissance du contexte se situe ailleurs. Pour faire simple, et je reviendrai en détail sur les différentes fonctionnalités dans un billet consacré à Omnifocus ou à la méthode GTD, j’utilise les contextes comme indicateur de lieu, et parfois même des personnes. Je vous explique rapidement la démarche.

Dans mes différents projets, il arrive souvent que des tâches doivent être réalisées dans un lieu précis, ce qui est surtout le cas si j’ai plusieurs projets en cours ou programmés ultérieurement chez mes divers clients. En définissant un lieu comme contexte, et grâce à la prise en charge de la géolocalisation de la version iOS d’Omnifocus 2, je peux savoir tout ce que j’ai à faire en ce même lieu, quelque soit le projet, quelque soit le client. Cela peut être des tâches d’achats de matériels, de visites commerciales, de dépôts ou récupération de dossiers, bref, j’ai accès à toutes les tâches à réaliser là où je me trouve. Cette façon de procéder m’évite de multiples déplacements et même d’entamer des projets qui commencent beaucoup plus tard. Et par définition, toute tâche effectuée est une tâche que je peux facturer, avec l’accord des clients au préalable, bien entendu.

En procédant de cette manière avec les contextes, vous ferez l’économie d’une attente trop longue, notamment dans le cas de délégation de tâches. Un exemple: si dans un lieu précis, vous deviez transmettre à un de vos collaborateurs un dossier spécifique afin qu’il réalise sa part de travail qui lui a été déléguée, plus tôt il le recevra, plus tôt il l’a terminera, et dans le cas de tâches séquentielles (une tâche ne peut être commencée si la précédente n’est pas terminée), cela peut avoir une incidence considérable sur la suite de votre travail, et sur la satisfaction de votre client final. Je vous en reparlerai plus longuement.

Fréquence d’utilisation pour Omnifocus 2 (iOS et macOS) : Plusieurs fois par jour (lancé au démarrage)

Numérisation de documents avec OCR sur iOS – (Prizmo)

En surfant sur le net, je me suis aperçu que l’application ScanBot avait pas mal de succès, je l’ai testé mais je n’ai pas aimé, tout comme Scanner Pro de Readdle. Ma préférence va à Prizmo sur iOS et MacOS, pour plusieurs raisons. Tout d’abord parce que c’est la première application de numérisation de documents que j’ai acheté, et également parce que les développeurs belges (Creaceed) sont des amis. Cela n’enlève rien aux qualités des autres applications, mais comme Prizmo répond en quasi totalité à mes attentes, je ne compte pas en changer pour le moment.

Je considère Prizmo comme un scanner OCR de poche, très pratique, surtout dans les cas où je n’ai pas accès à une photocopieuse, ce qui arrive très souvent lorsque je suis en mobilité. Pour en savoir plus sur Prizmo, je vous invite à lire le test de Benoit Pepermans sur Slice42.

Fréquence d’utilisation de Prizmo sur iOS : Au moins une fois par jour, parfois plus, cela dépend si je suis en mobilité ou pas.

Création de documents PDF spécifiques sur macOS – (PDFpenPro 9)

Il m’arrive très souvent de devoir créer des documents PDF interactifs sous forme de formulaire. J’aurais pu prendre Adobe Acrobat, mais le prix de la licence m’a totalement refroidi. J’ai donc opter pour PDFpenPro 9 qui répond très bien à mes besoins. Quand un client m’envoie un formulaire sans couche OCR (oui oui, en 2017), je l’importe dans PDFpenPro 9, je passe la couche OCR et j’ajoute les éléments indispensables pour en faire un véritable formulaire interactif (champs de saisie, cases à cocher, liste déroulante, boutons radio, listes, champs signatures, etc). Un des avantages de cette application est qu’il est possible d’exporter un PDF en format Word, Excel, Powerpoint, txt, rtf et autres format de fichiers images. Et entre nous, il le fait très très bien !

J’aurais également pu utiliser PDF Expert de Readdle, mais même s’il est deux fois moins cher que PDFpenPro 9, je le trouve beaucoup moins complet. A ce sujet, je vous invite à rechercher des coupons de réduction sur internet, cela m’a permis d’acheter PDFpenPro 9 à 69 € au lieu de 139,99 € ! C’est un réflexe que vous devez avoir, sauf si cela ne vous dérange pas de payer des applications plein pot.

Fréquence d’utilisation de PDFpenPro 9 sur macOS : Deux à trois fois par semaine

– Travail avec les images –

Retouche de photos sur macOS – (Affinity Photo)

Pour de la retouche légère, l’application photo d’Apple fera le job, surtout avec la prochaine version qui sera livrée avec macOS High Sierra. Désirant en faire plus, j’utilisais essentiellement Pixelmator sur macOS. Aujourd’hui, mes faveurs vont à Affinity Photo que je considère comme le nouveau PhotoShop, sans les désagréments de l’achat d’une licence totalement hors de prix pour mon usage. Affinity Photo, tout comme Pixelmator d’ailleurs, existe sur iOS. Toutefois, je ne retouche jamais de photo sur iPhone ou iPad, j’ai beau essayé, je ne m’y fais pas.

Fréquence d’utilisation de Affinity Photo sur macOS : Une fois par semaine dans le meilleur des cas, sinon une fois tous les 15 jours pour des tâches spécifiques (suppression d’éléments / personnes sur une photo).

Annotation d’images/photos sur iOS – (Annotable)

Comme mentionné au point précédent, je ne retouche pas de photo/image sur iOS, par contre il m’arrive très souvent de les annoter sur l’iPhone ou l’iPad Pro. A l’heure où j’écris ces lignes, je n’ai rien trouvé de mieux sur iOS. Mon usage d’Annotable est axé le masquage d’éléments sensibles (identifiant, adresse mail, données stratégiques,..), mais surtout sur l’annotation destinée à constituer un document explicatif, à l’aide de flèches, effet de loupe, coup de projecteur sur une zone en particulier, etc.

Il m’arrive souvent de répondre à une question d’un client relative aux risques d’une situation dangereuse capturée en photo, en usant d’annotation d’image. Cela permet de mettre le focus sur les points importants, en plus, avec Annotable, c’est vite annoté (plus vite encore avec le Pencil), et vite partagé ! Si vous souhaitez en savoir davantage sur Annotable, je vous invite à lire le test sur Slice42.

Fréquence d’utilisation de Annotable sur iOS : Au moins 5 fois par jour.

Annotation d’images/Photos sur macOS – (Napkin)

Concernant l’application Napkin sur macOS, j’en fais strictement le même usage que Annotable sur iOS. Elle fonctionne toujours très bien malgré l’absence de mise à jour par les développeurs, j’espère sincèrement qu’elle restera compatible avec macOS High Sierra. Si cela vous intéresse, j’ai réalisé un test complet de Napkin pour le site Slice42.

Fréquence d’utilisation de Napkin sur macOS : Une bonne dixaine de fois par semaine.

Création de flowchart, organigrammes, process sur macOS et iOS – (Omnigraffle Pro 7)

A l’époque où j’étais encore sur PC (cela commence à dater quand j’y repense), j’utilisais l’application Microsoft Visio qui répondait à mes besoins. En switchant sur Mac, j’ai longuement cherché un équivalent, jusqu’au jour où j’ai testé Omnigraffle de Omnigroup, les mêmes développeurs que Omnifocus, mon gestionnaire de tâches (voir plus haut). Alors je ne vous le cache pas, l’application est onéreuse, 199,99$ pour la version Pro contre 99,99$ pour la version standard, et ceci rien que pour la version macOS, la version iOS quant à elle est gratuite, mais il faudra payer 109,99 € pour débloquer le pack Pro. Cher, très cher je vous disais !

Mon choix s’est porté sur les versions Pro, sur macOS elle permet d’importer/exporter depuis/vers Microsoft Visio, et ajoute la possibilité d’automatiser les tâches via JavaScript (dispo sur la version iOS), AppleScript, et permet entre autres de faire des actions interactives (dispo également sur la version iOS). J’utilise cette application pour créer des flowchart, organigrammes fonctionnels, des schémas et scenarii de process.

Fréquence d’utilisation de Omnigraffle Pro 7 sur iOS et macOS : Plusieurs fois par jour.

– Divers –

Gérer les mots de passe et licences sur iOS et macOS- (1Password)

Etant abonné / inscrit à plusieurs sites, et possédant pas mal de licences de logiciels, j’ai choisi 1Password (iOS et macOS) comme gestionnaire de mots de passe / numéros de série. Il fonctionne à merveille, très stable, la synchronisation entre mes appareils est rapide et efficace. J’aime sa simplicité d’utilisation qui permet de me connecter rapidement à un site, de plus, pris en charge par le lanceur Alfred, je n’ai qu’à utiliser l’abréviation « 1p NomDuSite » dans ce dernier pour me connecter rapidement au site désiré. Sur iOS, il prend en charge TouchID. Que demander de plus ?

Fréquence d’utilisation de 1Password sur iOS et macOS : Plusieurs fois par jour.

Ecrire pour le blog sur iOS et macOS – (Ulysses)

Lorsque je dois écrire pour le blog, j’utilise Ulysses, tout simplement parce que je n’ai pas trouvé mieux et que je n’ai pas envie d’utiliser un service comme Evernote. Toutefois, après que les développeurs aient décidé de basculer vers un système d’abonnement, je pense qu’il n’est pas impossible que je doive changer mon fusil d’épaule à l’avenir, mais l’application continuant de fonctionner pour le moment sans devoir passer par ce nouveau modèle économique, je décide de la conserver.

Je garde un oeil sur ce que les développeurs de IA Writer proposeront ces prochaines semaines afin de prendre une décision, qui sera sans doute radicale. Je hais les abonnements pour les applications ! Si vous désirez en savoir plus sur Ulysses, je vous invite à lire les divers articles de Thibaudd à ce sujet.

Fréquence d’utilisation de Ulysses sur iOS et macOS : Chaque fois que je dois rédiger un billet sur le blog.

Conclusions

Bâtir son workflow prend du temps, ne serait-ce que pour définir les applications qui en feront partie. Même si elles sont nombreuses dans mon cas, elles ont toutes un usage bien spécifique et il me parait extrêmement difficile de trouver une application qui ferait le travail de deux ou trois d’entre elles. Je pense d’ailleurs qu’il serait dangereux d’avoir une application à tout faire comme expliqué dans mon précédent billet sur l’introduction au workflow. Le fait d’avoir une application dédiée à un usage me facilite également la tâche dans le cas où je devrais trouver une application alternative.

J’ai omis volontairement de vous parler de quelques applications comme Tweetbot, TextWrangler, TextEdit, Notes, car même si je les utilise régulièrement, je ne peux pas les considérer réellement comme faisant partie de mon workflow. Les prochains billets seront consacrés à certaines applications citées ici, et l’usage que j’en fais dans mon processus de travail.